Projektsteuerung

Effektives Projektmanagement ist ausschlaggebend für den Erfolg eines Projektes. Der Projektansatz wird durch eine Reihe von Elementen aus dem Projektmanagement unterstützt, die folgende Punkte enthalten:

• Projektplanung. Der Projektplan hebt die Arbeitsabläufe hervor, die benötigt werden um lieferbare Ergebnisse zu produzieren. Außerdem stellt er sicher, dass diese Arbeitsabläufe klar definiert, akkurat bewertet und alle Details Berücksichtigt werden. Jeder Arbeitsschritt  wird einem Mitarbeiter zugeteilt, der verantwortlich für die erfolgreiche Umsetzung ist. Im Laufe des Projektes wird der Projektplan an die aktuelle Lage angepasst, falls neue Informationen bekannt werden. Der Projektleiter ist dafür Verantwortlich sicher zu gehen, dass alle Parteien der Projektplanung ein vollständiges und aktuelles Verständnis des Projektstatus haben.
• Risikomanagement. Beim Risikomanagement geht es vor allem darum, risikoanfällige Bereiche des Projektes zu identifizieren und sowohl präventive wie auch kurzfristige Maßnahmen zu ergreifen. Da diese Maßnahmen ständig den Projektplan beeinflussen und Verändern; ist Risikomanagement täglich präsent.

• Berichte über den Projektablauf. Um sicher zu gehen, dass fortwährendes Verständnis über das Projekt herrscht, werden Berichte über den Projektablauf angefertigt und sowohl an die Projektteams wie auch an die Sponsoren verteilt. Wie später noch ausgeführt werden wird, enthalten diese Berichte detaillierte Beschreibungen der fertig gestellten Arbeitsschritte während der vorangegangenen Projektperiode, erwartete Aktionen der kommenden Projektperiode und Probleme, derer Lösung es bedarf. Falls Änderungen im Zeitplan vorgenommen werden müssen, werden die entsprechenden Dokumente an den Projektbericht angehängt.
• Projektkontrolle. Zusätzlich zu dem Projektbericht finden regelmäßige Meetings mit dem ganzen Projektteam statt. In diesen Meetings stellt jedes Projektmitglied den momentanen Stand seines Arbeitsablaufes vor und schätzt das Datum der Fertigstellung ab. Alle Hindernisse und Probleme, die während der Meetings auftauchen, werden im Projektbericht dokumentiert. Um die pünktliche und effektive Fertigstellung des Projektes zu sichern, werden alle Aufgabenbereiche streng beaufsichtigt. Die Inhalte der Projektkontrolle werden vor Projektbeginn im ganzen Team besprochen um sicher zu gehen, dass allgemeines Verständnis über die Abläufe herrscht. Diese Vorbesprechungen helfen, das Bewusstsein für die Notwendigkeit von Änderungen und deren Umsetzungen durch die Projektkontrolle zu schärfen. Alle Ergebnisse werden von einem Gutachter bewertet. Dieser Schritt stellt sicher, dass alle Ergebnisse des Projektteams klar definiert, präzise und von höchst möglicher Qualität sind.
• Änderungssteuerung. Projektänderungen sind dann notwenig, wenn neue Entwicklungen von der ursprünglichen Projektabsprache und vom Projektplan abweichen. Alle potenziellen Änderungen werden immer im Verhältnis zu den Basiselementen Funktionalität, Zeitplan, Ausgaben und Ressourcen vorgenommen. Änderungsvorschläge können von allen Projektmitgliedern vorgeschlagen werden. Die Entsprechenden Teammitglieder diskutieren und bearbeiten den Vorschlag, wenn eine Änderung notwendig ist.

• Issue Management. Als Problem wird alles bezeichnet, das die Projektentwicklung behindern könnte, worüber aber keine Einigung erreicht werden konnte. Von allen Teammitgliedern wird erwartet, dass sie an der Lösung der Projektprobleme mitarbeiten. Es ist die Aufgabe des Projektleiters, ein Protokoll über alle aufgetretenen Probleme zu erstellen. Außerdem hat er die Verantwortung dafür, das Protokoll an die Projektkontrolle weiterzuleiten. Die meisten Probleme sollten innerhalb der Projektteams gelöst werden. In dem Fall, dass Probleme einer externen Lösung bedürfen, muss die Weiterleitung an die entsprechende externe Stelle vorerst vom Projektleiter genehmigt werden.